+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Инструкция как хранить долговременные документы по срокам хранения

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать. Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии ЭК , которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям. Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения. Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года. Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Утверждены новые сроки хранения архивных документов

Главная Документы. В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от К указанным перечням документов относятся:. Приказом Росархива от Приказом Минкультуры России от Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

Кроме того, до 17 декабря года для определения сроков хранения управленческих документов за е - первую половину х годов XX в. Главархивом СССР Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Вид документа. Срок хранения. Бухгалтерский учет и отчетность Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга Документы учетной политики Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения о ней Первичные учетные документы Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.

Медицинская документация 2. Фармацевтическая деятельность 3. Биомедицинские клеточные продукты Оборот наркотических средств Оборот оружия Образование, наука, культура Общественное питание Оказание платежных услуг. Расчеты Охрана окружающей среды 1.

Общие вопросы 2. Использование и охрана недр 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов 4. Охрана атмосферного воздуха 5. Рыболовство 5. Общие вопросы 5. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн 5. Байкальский рыбохозяйственный бассейн 5. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн 5.

Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн 5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн 5. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн 5. Западный рыбохозяйственный бассейн 5. Северный рыбохозяйственный бассейн 6. Животноводство Оценочная деятельность Промышленная деятельность 1.

Нефтяная и газовая промышленность 3. Угольная промышленность 4. Машиностроение и металлообработка 5. Пищевая промышленность 6.

Иные отрасли промышленности 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье Промышленная и радиационная безопасность 1. Промышленная безопасность 2. Радиационная безопасность Противодействие легализации отмыванию доходов, полученных преступным путем Реклама Связь Сельское хозяйство. Железнодорожный транспорт 3. Водный транспорт 4. Воздушный транспорт 5. Автомобильный и городской транспорт 6.

Трубопроводный транспорт Туризм Частная детективная и охранная деятельность Электронный документооборот. Электронная подпись. Идентификация граждан Энергетика. Открыть полный текст документа.

Сроки хранения отдельных видов документов

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки. Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями.

Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома.

Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:. Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно.

Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома.

Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1. Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы. Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое. Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.

Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины.

Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3. Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет.

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис. В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Скачать бесплатно демо-номер журнала. Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома.

Храним документы в организации правильно

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать. Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии ЭК , которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года. Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций. Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом. Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб.

Это правило регламентируется п. НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка — говорится в статье Налогового кодекса РФ. Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:. Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях.

Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет. Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 87 Ru En.

Личный кабинет. Сроки хранения отдельных видов документов. Чем определены сроки хранения документов? Какой документ регламентирует сроки хранения документов? Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так: перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом Приказом Министерства культуры России от Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Сроки хранения управленческих документов Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении: 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении; до минования надобности; до замены документа новым. Сроки хранения первичных документов Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом. Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения: Документы временного срока хранения — до 10 лет, свыше 10 лет. Документы постоянного срока хранения — бессрочно. Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения? Что относится к документам постоянного хранения? Какие документы относятся к документам временного хранения? Полезные материалы Хранение документов Хранение бухгалтерских документов Оперативное хранение документов Депозитарное хранение документов Внеофисное хранение документов Хранение кадровой документации.

Возврат к списку. Задать вопрос. Наши услуги. Решения для отраслей. Персональные сервисы. О компании. Полезное для вас. Весь сайт. Будьте в курсе событий. Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с условиями пользовательского соглашения по обработке персональных данных. Оцените работу службы клиентского сервиса. Забытые документы. Расчет стоимости.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за е - первую половину х годов XX в. Главархивом СССР от Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Приказом Минкультуры России от Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга. Информация о сроках хранения документов государственными и муниципальными учреждениями в справочном материале не приводится. Главная Теория.

Сроки хранения документов в году таблица В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от К указанным перечням документов относятся: перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России :утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.

Вид документа. В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

Экономические субъекты. Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз. Бухгалтерская финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней.

Бухгалтерская финансовая отчетность бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.

При отсутствии годовых - постоянно. При отсутствии годовых, квартальных - постоянно. Аудиторские заключения по бухгалтерской финансовой отчетности.

Для годовой бухгалтерской финансовой отчетности - постоянно. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др. Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов счетов, платежных поручений.

При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда, - 75 лет. Книги, журналы учета путевых листов. Документы о получении заработной платы и других выплат:. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Документы копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи. Инвентаризационные описи. О товарно-материальных ценностях движимом имуществе - 5 лет.

При условии проведения проверки ревизии. Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий. Документы протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации. Договоры подряда с юридическими лицами. Документы акты, справки, счета о приеме выполненных работ. Договоры, соглашения,. Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату удержание налогов. В течение 4 лет.

Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов. Налоговые агенты. Налоговые декларации расчеты юридических лиц по всем видам налогов. Счета - фактуры. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде.

Лица, указанные в п. В течение не менее 4 лет с даты последней записи. Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде. Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде. Не менее 4 лет с даты последней записи. Полученные документы:. Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером участником, пайщиком в порядке, установленном п.

Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные сводные данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца квартала , подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со статьей 1 НК РФ.

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи. Участники электронного документооборота. В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Приказом Минфина России от Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерские отчеты, документы, подтверждающие факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов.

В течение 5 лет. Документы, подтверждающие расходы на обучение. В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет. Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации. В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет.

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка. В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка.

Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов. Инвестор по соглашению или оператор соглашения. В течение всего срока действия соглашения. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности.

Инвестор оператор. Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению. Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов. Плательщики страховых взносов. В течение 6 лет. Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:. С нарастающим итогом за IV квартал - постоянно. Сертификаты ключей ЭП. Страхователи - участники электронного документооборота. В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году.

Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в Фонд. Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение извещения об уплате авансового платежа акциза. Не менее 4 лет. Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение извещения об освобождении от уплаты авансового платежа. Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок. Организации, осуществляющие производство алкогольной продукции на территории РФ.

Не менее 5 лет с момента окончания его заполнения. Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию.

Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок. Журналы учета акцизных марок. Импортеры табачной продукции иностранного производства. Не менее 3 лет. Постановлением Правительства РФ от Журналы учета специальных марок. Производители табачной продукции.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от

И далеко не все задумываются о том, что документы нужно не просто разложить по папкам, но и организовать их хранение. Также необходимо понимать, что делать с бумагами, если в них больше нет необходимости, или при закрытии бизнеса.

Рассмотрим, как бизнесмену правильно организовать работу с бумажными документами. Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т. Отвечает за документооборот руководитель компании, но он может делегировать эту обязанность другим работникам. Предприниматель за хранение документов отвечает лично.

Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от Сроки хранения документов определены приказом Росархива от По разным видам документов установлены различные сроки хранения. Чтобы не запутаться, дату начала хранения документа удобно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом его составления.

Например, для всей документации, созданной в году, срок хранения начнется не с даты создания каждой формы, а с 1 января года. В этом случае не нужно следить за каждой бумагой отдельно.

Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года. Стандартный срок хранения для документов, которые бизнесмен использовал при расчете налоговой базы, составляет 4 года пп.

Однако есть отдельные виды налоговых документов, для которых установлены иные сроки. Стандартный срок хранения бухгалтерских документов - 5 лет раздел 4. Если компания в отчетном периоде списывает убытки, то хранить документы, которые подтверждают этот факт, необходимо в течение всего периода списания п.

Отдельные требования применяются к годовой отчетности. Ее нужно хранить в течение всего срока деятельности компании. До года хранить основные документы, связанные с персоналом, нужно было 75 лет. В году этот период был сокращен до 50 лет, но лишь для тех документов, которые составлены после Такой большой срок нужен для того, чтобы сотрудники могли восстановить утерянную информацию, либо Пенсионный фонд - запросить необходимые данные.

Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения.

Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде. Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать. После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы.

Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность. Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом. Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек. С года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением.

Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия — от подшивки документов до их уничтожения. Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести.

Если юридическое лицо или ИП ликвидируется , то документы, подлежащие хранению, необходимо сдать в архив. Можно воспользоваться услугами любого архива — как муниципального, так и частного.

При большой загруженности учреждение может отказаться принимать документы небольшого срока хранения например, налоговую документацию. В этом случае учредители должны самостоятельно обеспечить сохранность бумаг до окончания установленного срока. Но документацию длительного срока хранения более 10 лет , а к ней, в основном, относятся кадровые документы, архив точно примет. Кроме того, ликвидационная комиссия обязана закончить все дела организации, в том числе и позаботиться о документации.

Если этого не сделать, то ликвидаторы могут быть привлечены к административной ответственности по ст. Штраф для должностного лица в данном случае составит от 2,5 до 5 тыс.

Но они ошибаются. При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом пп. И скорее всего — этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы. Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов.

Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит рублей за каждую форму ст. Ответственное лицо заплатит от до рублей ст. Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс.

Для юридического лица штраф составит от 30 до 50 тыс. Должностному лицу или ИП придется заплатить от 1 до 5 тыс. После окончания срока хранения документов их можно ликвидировать. Решение об уничтожении принимает комиссия, состоящая из работников компании. Председателем комиссии может быть или руководитель, или тот сотрудник, который отвечает за документооборот в организации.

Комиссия составляет перечень всех документов с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года. После утверждения перечня руководителем документы можно уничтожить.

Об уничтожении следует составить акт, который подписывают члены комиссии. Но крупные компании часто пользуются услугами специальных организаций, так как утилизировать большой объем документации своими силами часто не получается. Организация-исполнитель также предоставляет владельцу бумаг акт об их уничтожении. Юридические лица и ИП обязаны организовать хранение кадровой, бухгалтерской, налоговой и другой необходимой документации.

Для этого нужно выделить специальное помещение или воспользоваться услугами архива. Для большинства видов документов установлены сроки хранения в диапазоне от 1 до 6 лет. Но кадровую документацию, связанную с расчетом трудового стажа и начислением доходов, нужно хранить намного дольше — от 50 до 75 лет. Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно самостоятельно или воспользоваться услугами специальных организаций.

При ликвидации компании или закрытии ИП все документы, подлежащие длительному хранению, необходимо сдать в архив. За нарушения порядка работы с документами для организаций, ИП и должностных лиц предусмотрены штрафы. Subscribe Message.

Инструкция как хранить долговременные документы по срокам хранения

Утверждены приказом Росархива от 2 марта г. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности [2] , архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:.

Приказом Росархива от Инструкция [2] предназначена для использования в практике работы делопроизводственных и архивных служб не только государственных органов, органов местного самоуправления, но и организаций. Рассмотрим основные положения данного документа.

Номенклатура дел в 2020 году: сроки хранения документов и новые штрафы

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Сроки хранения документов

Главная Документы. В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от К указанным перечням документов относятся:. Приказом Росархива от

Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов. С 1 января года применяйте новый перечень. В статье - удобные таблицы, которые позволят правильно сохранить документы и не выбросить их раньше времени. Каждая фирма и индивидуальный предприниматель не вправе уничтожать документы сразу после того, как надобность в них отпала. Есть специальные законодательно установленные сроки хранения, которые нужно соблюдать. Отсутствие документов и непредставление их в ходе налоговй проверки приведет к доначислению налогов, пеням и штрафам. Получите подробную консуль.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в году. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц. Сейчас нормами статьи

И далеко не все задумываются о том, что документы нужно не просто разложить по папкам, но и организовать их хранение. Также необходимо понимать, что делать с бумагами, если в них больше нет необходимости, или при закрытии бизнеса. Рассмотрим, как бизнесмену правильно организовать работу с бумажными документами. Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Долгосрочное хранение электронных документов. Решение задачи и новые требования Росархива
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. tentdoka

    Твари , других слов нет.

  2. Мокей

    И вообще. тут коменты почитал. нахера эти конфликты? давайте работать на благо друг друга! никогда конфликты не приводят ни к чему хорошему! работать надо ребята работать! А то по итогу будут ядерные любезности и все в проигрыше, башкой своей думайте! дураки блин.

  3. Анисья

    Заехать заедите, но назад зусь

  4. Пелагея

    Молодец мужик. Может , хоть с такого просвещения мас станет уменьшаться произвол НКВДшников на Руси. Классные видосы.

  5. erbitca

    Интересно а с пенсии тоже надо платить? Да что ж достали, а депутаты тоже будут отчитываться?